Quick Scan

Aanpak

Labcom B.V., adviesbureau voor organisatie- en communicatievraagstukken, verzorgt in samenwerking met Intervote State-of-the-art Audience Response® voor overheden en bedrijfsleven de Interactive Quick Scan. Een uitermate effectieve methode om de stand van zaken van een afdeling of een totale organisatie in beeld te krijgen. Afhankelijk van uw specifieke wensen en uw situatie - nemen alle medewerkers of een selectie van hen hieraan deel. De duur is een dagdeel van ca. 4 uur effectieve tijd (ochtend, middag of avond). Er wordt gescand op tevoren bepaalde criteria; voorbeelden daarvan zijn: interne communicatie, leiderschap, ontwikkelingsmogelijkheden, openheid en transparantie, collegialiteit en onderling vertrouwen, interne organisatie, flexibiliteit, klantgerichtheid, etc.

Gebruikelijk is dat er op 10 punten wordt gemeten, maar - in overleg met de opdrachtgever – kunnen het er ook meer zijn. Over ieder criterium worden drie vragen tweemaal gesteld: de eerste keer om de gewenste situatie aan te geven; wat willen we bereiken? 

De tweede keer om de huidige situatie te bepalen; waar staan we nu? De deelnemers maken voor het leveren van hun input gebruik van een interactive voting systeem, in gewoon Nederlands een stemkastje. Op basis van de gegeven antwoorden wordt helder hoe er op de verschillende criteria wordt gescoord, hoe groot de cumulatieve en procentuele verschillen zijn tussen huidig en gewenst niveau; tevens kan er op basis van de uitslagen een eerste aanzet worden gegeven voor de ‘next steps’, de vervolgactiviteiten om - op cruciale punten - te komen op het gewenste niveau.

Betrokkenheid van iedereen
De voordelen van deze aanpak zijn niet te onderschatten.

  • grote betrokkenheid, want iedereen stemt mee
  • anonimiteit, dus in alle vrijheid stemmen
  • de resultaten zijn meteen zichtbaar en bespreekbaar
  • prioritering van aandachtspunten
  • direct plannen van vervolgactiviteiten is mogelijk
  • professionele begeleiding
  • schriftelijke rapportage + aanbevelingen
  • it’s serious fun

Toepassing
De Interactive Quick Scan kan in diverse situaties worden ingezet, maar leent zich bij uitstek voor een organisatie ‘in ontwikkeling’. Veel gebruikte toepassingen zijn:

  • ontwikkelings- en verandertrajecten (strategie- en visievorming)
  • commercialisering
  • rendementsverbetering
  • kennismanagement/kennisassessment
  • medewerkers- en/of klantentevredenheidsonderzoek
  • leadership practice inventory

De stappen

  • voorafgaande aan de bijeenkomst
  • een s-intake om de te meten kernwaarden op te stellen en te komen
  • tot een perfect afgestemde database met vragen;
  • bijeenkomst
  • een professioneel gefaciliteerde interactieve bijeenkomst met
  • maximaal 200 deelnemers;
  • een overzicht van de scores (resultaten van de Interactieve
  • Quick Scan) + een prioritering van de resultaten;
  • planning van vervolgactiviteiten om te komen tot gewenste optimalisering;
  • na de bijeenkomst
  • een schriftelijke rapportage van alle resultaten + een aanbeveling
  • voor de te volgen strategische aanpak.

De kosten
Zijn de opbrengsten van een dergelijke bijeenkomst hoog, de kosten daarentegen blijven laag! Wij kunnen u dit project turn-key leveren voor € 4.450,00 excl. B.T.W.

Voorbeeld
Interactieve Quick Scan bij een afdeling die een nieuwe strategie en visie ontwikkelt. Duidelijk is hier te zien dat de huidige score op de gebieden communicatie, interne organisatie en leiderschap laag zijn. Het gewenste niveau ligt aanzienlijk hoger. (hierbij hoort een ‘beeld’ van de afdeling, waarin de huidige en gewenste situatie cijfermatig zichtbaar zijn gemaakt in de vorm van een spinneweb.) De grootste procentuele verschillen (grootste gewenste toename) zien we ook bij communicatie, leiderschap en interne organisatie. (hierbij hoort een ‘beeld’ van de afdeling waarin de procentuele gewenste toe- of afname op de verschillende criteria zichtbaar is gemaakt.) De betreffende afdeling heeft op basis van deze Interactive Quick Scan een plan van aanpak gemaakt waarbij de interne organisatie en de in- en externe communicatie als speerpunten zijn gedefinieerd. Binnen de interne organisatie wordt leiderschap (duidelijk verdeling van taken en verantwoordelijkheden) meegenomen. In alle gevallen waarin de Interactive Quick Scan is ingezet constateren wij een enorme betrokkenheid en inzet van alle medewerkers om met de eigen afdeling of organisatie ‘aan de slag te gaan’.